Politique

La présente politique d’équité d’accès aux services vise à assurer à tous les propriétaires conventionnés, qu’ils détiennent ou non une action (dans le cas d’un groupement forestier constitué comme entreprise à capital-actions), la possibilité de bénéficier des mêmes conditions et d’avoir le même accès aux services et ressources du groupement forestier.

Principe

La politique repose sur les principes suivants :

• Les propriétaires conventionnés :
  • Partagent les mêmes objectifs d’aménagement forestiers que le groupement forestier;
  • Sont tous traités sur un pied d’égalité;
  • Ont les mêmes possibilités d’accès aux ressources et aux services offerts par le groupement forestier;
  • Ont les mêmes possibilités d’utiliser les ressources et les services offerts par le groupement forestier et d’en tirer profit.

• Les biens et les services du groupement forestier sont offerts à tout propriétaire conventionné de manière juste, respectueuse et équitable, qu'il détienne ou non une action, qu’il fasse exécuter les travaux par les travailleurs du groupement forestier ou qu’il les réalise lui-même.

• Le groupement forestier :
  • Accueille tout propriétaire de boisé privé qui en fait la demande et dont au moins un des lots est situé sur son territoire;
  • Permet à tout nouveau propriétaire conventionné d’acquérir une action ordinaire (dans le cas d’un groupement forestier constitué comme entreprise à capital-actions);
  • Dessert les propriétaires conventionnés selon des règles définies et adoptées par le CA et lors de l’assemblée annuelle;
  • Rend des comptes sur l’aide consentie aux propriétaires conventionnés selon des indicateurs définis en assemblée annuelle;
  • Traite les plaintes de ses membres en suivant un mécanisme défini de traitement des plaintes présenté lors de l’assemblée annuelle;
  • Établit les règles de distribution de ses budgets et les présente lors de l’assemblée annuelle.

Règles de fonctionnement

Le groupement forestier respecte les principes énoncés ci-dessus en mettant en oeuvre les règles suivantes adoptées au préalable lors de l’assemblée annuelle.

Thème 1 – Accueil des nouveaux membres

​Le groupement forestier maintient un registre des membres et des nouveaux membres accueillis en cours d’année.

Le coût d’acquisition d’une action ou d’une part sociale au moment de devenir membre est établi à 10 $.

Le groupement annexe, à la convention du nouveau membre, une copie de la politique d’équité d’accès aux services qu’elle lui a été présentée.

​Thème 2 – Règles d’attribution des services

​Le groupement forestier assure l’équité d’accès aux services en répondant aux demandes des propriétaires conventionnés en fonction des critères suivants :

• Selon l’enregistrement au registre de planification de l’année en cours par les propriétaires conventionnés (formulaire d’inscription envoyé annuellement);
• En fonction de la protection des investissements sylvicoles de l’État et des objectifs qui y sont rattachés;
• Selon les travaux prioritaires et la chaîne de travaux apparaissant dans les plans d’aménagement des propriétaires conventionnés;
• Selon les priorités causées par les catastrophes naturelles;
• En fonction du montant annuel maximal calculé par propriétaire défini par le groupement forestier;
• Selon les superficies minimales traitables;
• En assurant une équité entre les demandes faites par les propriétaires qui réalisent eux-mêmes les travaux et les demandes des propriétaires qui choisissent de faire effectuer les travaux par les entrepreneurs du groupement forestier.

​​Thème 3 – Traitement des plaintes

Le groupement forestier traite les plaintes formulées par ses membres de la façon suivante :

• Un processus de traitement des plaintes est mis en place;
• Un bilan des plaintes traitées et non traitées est présenté lors de l’assemblée annuelle et dans le rapport annuel;
• Un rapport sur tous les cas d’éthique concernant les administrateurs et les personnes apparentées, les travailleurs et les transactions concernant les lots appartenant au groupement forestier seront traités dans l’année et présenté lors de l’assemblée annuelle et dans le rapport annuel;
• Une plainte peut être formulée auprès du coordonnateur général, à la réception ou par courriel;
• Les plaintes sont traitées aux réunions techniques (deux fois par mois);
• Un registre des plaintes est tenu à jour, dans lequel sont consignés le nom des membres ayant formulé une plainte, la date de dépôt des plaintes, leur nature ainsi que le résultat du traitement de chacune des plaintes.

Thème 4 – Reddition de comptes

Le groupement forestier rend des comptes à ses membres lors de son assemblée annuelle sur les éléments suivants :

• Le nombre de propriétaires conventionnés desservis durant l’année de référence avec les budgets associés, avec la moyenne des sommes investies par propriétaires;
• Le montant total d’aide investi chez chacun des administrateurs et les personnes apparentées et du personnel du groupement forestier de façon non-nominale.

L’état de la liste d’attente indique :

• Le nom des propriétaires conventionnés ayant demandé des ressources ou des services et le montant estimé de ceux-ci;
• Le rythme de diminution de la liste.

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Confirmation d’adoption de la politique d’équité d’accès aux services du groupement forestier en assemblée annuelle et de sa réception par le membre
La présente politique d’équité d’accès aux services a été adoptée par le conseil d’administration le 17 novembre 2021 conformément à la résolution 9.G)-5) et a été adoptée par les membres en assemblée annuelle le 10 mai 2022 conformément à la résolution 12.A).

Dispositif de diffusion de la politique

• Pour tous les membres dûment en règles du groupement forestier, la politique sera transmise lors de la prochaine convocation à l’assemblée générale suivant l’adoption du modèle d’affaires des groupements forestiers;
• Pour tous nouveaux membres, la politique sera expliquée et transmise au moment de l’adhésion au groupement forestier;
• La politique sera également affichée dans les locaux et sur le site Web du groupement forestier lorsque cela s’applique.

Le coordonnateur général du groupement est responsable de l’application de la politique. Vous pouvez vous adresser à cette personne pour toutes questions.